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001项目管理制度(20181102版)

关注:323 发表时间:2019-10-15 16:26:21

上海市华侨事业发展基金会

项目管理制度

2018年11月2日通过)


第一章  总则

第一条  为了规范开展公益项目公开募捐,夯实公益项目执行质量,执行根据《中华人民共和国慈善法》(以下简称《慈善法》)、《基金会管理条例》和《上海市华侨事业发展基金会章程》等有关规定,制定本制度。

第二条  本制度包括公益项目的立项、筹资、执行、监测、结项、风险管控等各个环节。

第三条 本制度适用于基金会自主项目、专项基金项目及互联网合作管理的各类公益项目。

 

第二章  项目的立项

第四条  基金会设立公益项目须遵守以下规定:

(一)符合国家法律法规;

(二)符合本会宗旨与业务范围;

(三)项目公开募捐合作方必须是在各级民政部门合法注册的社会组织或在基金会依法设立的专项基金;

(四)项目募捐方案符合《慈善法》第二十四条要求,募捐方案包括募捐目的、起止时间和地域、活动负责人姓名和办公地址、接受捐赠方式、银行账户、受益人、募得款物用途、募捐成本、剩余财产的处理等;

(五)以解决社会实际需求和问题为导向,以海内外侨胞所关心的各项社会公益事业为着力点,以“择优支持、公正合理、平等竞争、激励创新”为原则,综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。

第五条  项目立项通常须经过以下管理流程:前期调研,出具报告——项目立项审批————项目设计——项目立项评估——批准项目立项。

第六条  项目前期须采取包括但不限于实地调研、网络数据收集、电话采访等方式,对项目的需求性、可行性、实效性及持续性进行评估,并出具调研报告。

第七条  项目管理中心负责项目设计把关,并根据《上海市华侨事业发展基金会预算管理办法》,审核项目预算,确保其真实、合理、可行。

  项目立项获批后,与合作机构签署《公益项目公开募捐协议书》。

 

第三章  项目的筹资

   根据慈善法要求,基金会发起公益项目前,需在国务院民政部门统一或指定的慈善信息平台提交项目备案信息,由主管民政部门进行审核,审核通过后,方可在相关互联网募捐平台发起项目。

第十条  基金会开展互联网合作项目须在民政部指定的20家可为慈善组织提供募捐信息发布服务的互联网募捐平台之内发起公益筹款项目。互联网募捐资金直接进入基金会账户,基金会对项目资金接收和使用直接监管。

第十  不得重复募捐。

第十  通过公益项目募捐平台连接社会公众,以持续小额的捐赠方式为主要募款来源,以企业定向捐赠公益项目为重要劝募方向。

第十  鼓励开展项目线上线下联动,打造人人可参与的公益生活方式。

第十  项目筹款期间,根据《社会组织反洗钱和反恐怖融资管理办法》,对大额捐赠、多次重复捐赠等行为提高警惕,及时查明来源,发现问题立刻上报有关部门。

第十  根据基金会公益项目退款规范,为误捐、错捐的捐赠人提供退款服务。

第十  根据《慈善法》要求,公开募捐周期超过六个月的,至少每三个月公开一次募捐情况,公开募捐活动结束后三个月内应当全面公开募捐情况。

 

第四章 项目拨款

第十  专项基金项目拨款

专项基金项目拨款,由该专项基金管委会提出申请,报请基金会专项基金管理中心工作人员审核,基金会财务工作人员核查该专项基金是否有剩余资金支付申请款项,最后由秘书处签字审批。

第十 资助类项目拨款(适用于互联网项目拨款)

资助类项目(互联网项目)按照互联网公开募捐方案中公布的执行周期、执行预算拨款,一般情况,按照实际募款总额的50%40%10%分批次拨款。遇重要情况需调整拨款批次的,由秘书长报请副理事长或者理事长审批通过。

由项目执行机构提出申请,提交拨款申请材料(包括资金使用申请书、项目执行计划书、财税监制票据等资料),项目负责人审批通过后,交由项目总监批准,最后由秘书长签字审批通过,财务方可拨款。

十九 重大项目拨款

重大项目是指拨款金额在200万元及以上的项目。由执行机构提出申请,提交拨款申请材料(包括资金使用申请书、项目执行计划书、财税监制票据等资料),项目负责人审批通过后,交由项目总监批准,项目总监审核批准后,由秘书长签字审批,最后提交给主管重大项目管理委员会的副理事长或者理事长批准,财务方可拨款。

 

第五章  项目的执行与监测

第二十条  严格执行项目合约管理制度。在项目执行中凡涉及项目参与各方的责任、权利、利益关系的事务,均须签订合约,以规范当事人的行为,保障基金会和项目合作者、参与者的合法权益。

筹款完成后,项目合作方向基金会申请项目资金执行项目时,基金会将与其签订《项目捐赠协议书》(在该协议中对于甲乙双方的权利、责任及义务有明确约束,具体内容详见协议书内容),并要求合作方提供项目资金使用申请书、项目执行计划书、财税监制票据等资料,基金会审核通过后,根据项目执行进度,采取分次拨付的方式拨款,以保证善款资金安全。

第二十  为了能够定期向社会公开慈善项目实施情况,对于筹款资金不足以及无法执行的公益项目,基金会根据以下两种方式处理:

1、因项目合作方

内部纠纷或项目筹款资金不足无法执行项目,或者根据已筹到的资金无法提供新的项目执行计划情况下,自项目筹款日期结束之日起3个月内,基金会有权对已筹到的项目资金转到服务领域类似的公益项目执行;

2、项目实际筹款资金低于原计划总筹款的1%且小于等于500元的项目, 自筹款日期结束之日起,基金会有权将已筹到的项目资金转到服务领域类似的公益项目执行。

第二十  项目负责人对项目执行进行全过程监管,负责项目的日常运作和管理、定期回访、定期汇报、监测总结,确保项目执行按计划有序推进、资金流转按预算执行、达到预期执行效果。

第二十  根据《慈善法》要求,慈善项目实施周期超过六个月的,至少每三个月公开一次项目实施情况,项目结束后三个月内应当全面公开项目实施情况和募得款物使用情况。

第二十  原则上基金会对所管理的项目均须进行实地回访与调研总结,但因实际情况所限,部分日常项目由合作方进行此工作,提供项目执行报告,基金会负责监督。

第二十  根据《慈善法》台的相关要求,以图片、文字、音视频等方式按时反馈项目募捐情况、项目实施情况。

第二十 项目组定期召开项目阶段性工作总结,及时向项目管理中心、秘书处以及理事会汇报项目筹款、执行、评估情况。

第二十  针对基金会核心项目,基金会项目人员须进行每季度不少于一次的定期实地回访,并出具阶段性调研报告。项目管理中心依据调研报告对下一阶段项目的实施提出意见和建议,并上报基金会秘书处,由秘书处决议是否对项目进行调整。

第二十  对项目执行过程中的反馈、实施材料进行电子归档和纸质归档。

 

第六章  项目的结项

二十九  项目执行完毕后,根据《慈善法》、《慈善组织信息公开办法》的要求,按照《上海市华侨事业发展基金会信息公开制度》,及时进行项目信息公开工作,接受社会各界监督。 

第三十条  项目部根据执行情况,出具项目执行、结项报告,公示项目财务和实施详情。

第三十  根据《上海市华侨事业发展基金会项目评估办法》,对项目及合作方进行评估,纳入后续合作参考。

第三十  须将项目立项、筹款、执行、结项等各个环节的电子、纸质材料存档,由项目管理中心进行档案管理。

 

第七章  项目的风险管控

第三十  出现以下情况的,基金会将免于责任:

1、因项目合作方信息泄露导致机构募捐项目出现问题的,由项目合作方承担相应的法律法规责任;

2、因国家宏观政策以及法律法规、相关监管规定的调整,基金会有权对已开展募捐的公益项目进行调整,且不承担任何相关责任。

第三十  项目出现舆情,由秘书处处理公关事宜,并指定新闻发言人。

第三十  项目执行与监测过程中,发现项目存在问题的,项目部应在第一时间报告秘书处,并出具项目问题报告。会议审议报告之后,对项目采取必要的探访调查、调整或关停。

 

第八章  附则

第三十  本《制度》由秘书处制订,经第【三】届理事会第【六】次会议审议通过后开始执行。             

第三十  原《制度》于第【三】届理事会第【六】次会议后正式失效。  


第三十  本《制度》的解释权归上海市华侨事业发展基金会。

 



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